Распоряжение № 59 от 19.10.2022 года Об утверждении Положения об архиве Администрации Недвиговского сельского поселения
АДМИНИСТРАЦИЯ НЕДВИГОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
19.10.2022 х.Недвиговка № 59
Об утверждении Положения об архиве
Администрации Недвиговского сельского поселения
Руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Росархива от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации», в целях обеспечения сохранности документов Собрания депутатов и Администрации Недвиговского сельского поселения:
- Утвердить Положение об архиве Администрации Недвиговского сельского поселения согласно приложению.
- Возложить ответственность за ведение архива на инспектора по организационным вопросам и делопроизводству –Железняк С.Н
- Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
- Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Глава Администрации
Недвиговского сельского поселения Е.Е.Харахашян
Приложение
к распоряжению Администрации
Недвиговского сельского поселения
от 19.10.2022 № 59
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве Администрации Недвиговского сельского поселения
- Общие положения
1.1. Настоящее положение об архиве Администрации Недвиговского сельского поселения (далее – Положение) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Росархива от 11.04.2018 № 42.
1.2. Архив Администрации Недвиговского сельского поселения (далее – Архив) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Ростовской области, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Собрания депутатов и Администрации Недвиговского сельского поселения (далее – Администрация), а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив Мясниковского района (далее – Муниципальный архив), источником комплектования которого выступает Администрация.
1.3. Администрация разрабатывает положение об Архиве Администрации. Положение об Архиве Администрации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве Администрации.
Администрация, выступающая источником комплектования Муниципального архива, согласовывает Положение об Архиве Администрации с Архивным сектором Администрации Мясниковского района (далее – архивный сектор).
После согласования Положение об Архиве Администрации утверждается распоряжением Администрации.
1.4. Архив Администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, Областным законом Ростовской области от 28.06.2017 № 1164-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области», законами и иными нормативными правовыми актами Ростовской области в области архивного дела, локальными нормативными актами Администрации.
- Состав документов Архива Администрации
Архив Администрации хранит:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации;
б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);
в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);
г) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Администрации.
- Задачи Архива Администрации
К задачам Архива Администрации относятся:
3.1 Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего Положения.
3.2. Комплектование Архива Администрации документами, образовавшимися в деятельности Администрации.
3.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.
3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.
3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Ростовской области на постоянное хранение в Муниципальный архив.
3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в Администрации и своевременной передачей их в Муниципальный архив.
- Функции Архива Администрации
Архив Администрации осуществляет следующие функции:
4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации, в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.
4.3. Представляет в Муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Ростовской области и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации.
4.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее – ЭПК Комитета) описи дел постоянного хранения;
в) на согласование ЭПК Комитета описи дел по личному составу;
г) на согласование ЭПК Комитета акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение главе Администрации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Комитета.
4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Ростовской области на постоянное хранение в Муниципальный архив.
4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Администрации, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Ростовской области, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.
4.9. Организует информирование главы и работников Администрации о составе и содержании документов Архива Администрации.
4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
4.11. Организует выдачу документов и дел для работы в помещении Архива Администрации или во временное пользование.
4.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
4.13. Ведет учет использования документов Архива Администрации.
4.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Администрации.
4.15. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
4.16. Оказывает методическую помощь:
а) работникам Администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
б) работникам Администрации в подготовке документов к передаче в Архив Администрации.
- Права Архива Администрации
Архив Администрации имеет право:
а) представлять главе Администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Администрации;
б) запрашивать у работников Администрации сведения, необходимые для работы Архива Администрации;
в) давать рекомендации работникам Администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архива Администрации;
г) информировать работников Администрации о необходимости передачи документов в Архив Администрации в соответствии с утвержденным графиком;
д) принимать участие в заседаниях ЭПК Комитета.